Excel×データベース＝「EX4DB」で実現できること
今回は、私たちが新たに開発したソフト「EX4DB（イーエックス・フォー・デービー）」について、
一体どのようなソフトで、何ができるのかを簡単に紹介したいきたいと思います。
| Excelのデータをそのまま活かせる！ |
みなさんが使い慣れたExcelのデータを、そのままデータベースに格納し、管理することができます。
Excelのデータが増えてくると、検索や集計や様式の管理がとても大変です。
どこに何のファイルが置いてあるか、全く把握できていない企業様もあります。
ファイルサーバに、得意先毎に様々なブックやシートが保存してあり、指定の様式のデータだけ、
例えば見積書、契約書ついて全ての取引先を一覧で確認したい場合、得意先毎に一つ一つ拾い出していかなければならず、
かなりの時間や労力を要します。
| 1.Excelで作成した見積書、納品書、請求書の管理が可能に！ |
【課題】
エクセルでは手間がかかる
見積書、納品書、請求書等を社内の都合により、どうしてもExcelで行わなければならない企業様で、
営業担当のシートを手入力で集計しなければならず、業務が煩雑である。
【解決策】
EX4DBで全てのセルの検索が可能に
見積書、納品書、請求書の各シートをコピーして「EX4DB」に貼り付けするだけで
金額の集計ができます。
さらにシート毎に以下のようなインデックスを付ける事により、様々な絞り込み検索ができます。
また、選択リストでキーワードを限定することも可能です。
- 文字型 担当、部署、様式など
- 数値型 見積、請求金額 (合計、平均などで集計が可能)
- 日付型 見積発行日、納期日、使用日数
- 時間型 時刻、時間、使用時間
- テキスト型 長文テキスト、備考、コメント
| 2.勤怠集計用に |
【課題】
勤怠の計算が面倒で
勤怠のタイムカード集計をExcelで個人毎にシートブックを分けて記入して、
締めの時にExcelでコピー、貼り付けでやってみえる担当者
【解決策】
全員の給料までの自動計算
個人毎のExcelシートをそれぞれコピーして、「EX4DB」の画面に貼り付けするだけで、
時間や休暇、賃金計算ができます。さらにシート毎に、以下の例のインデックスを付ける事により
さまざまな絞り込み検索ができます。
選択リストでキーワードを限定することも可能です。
- 文字型 担当、部署、様式など
- 数値型 労働時間、支給金額 (合計、平均などで集計が可能)
- 日付型 勤務日数、集計締日
- 時間型 出社時刻、退社時刻
- テキスト型 長文テキスト、備考、コメント
| 3.入荷、出荷管理用に |
【現状】
物流部門は時間がシビアで処理が追いつかない
例えば、メーカーの出荷指示を物流部門に出す場合、Excelを使う事により、
自由度の高い指示ができたりします。
しかし、管理、物流の部門間で集計ができなくて、在庫が狂いやすかったり、
色々な問題が生じやすいです。
【解決策】
納期も早くなって
出荷毎のExcelシートをそれぞれコピーしてEX4DBの画面に貼り付け送信するだけで、
物流部門でシートの受信、共有ができます。
さらにシート毎に、以下の例のようなインデックスを付ける事によりさまざまな絞り込み検索ができます。
選択リストでキーワードを限定することも可能です。
- 文字型 担当、部署、様式
- 数値型 出荷数、出荷金額 (合計、平均などで集計が可能)
- 日付型 納期日数、出荷予定日
- 時間型 納期経過時間
- テキスト型 長文テキスト、備考、コメント
| 4.受注台帳用に |
【現状】
現場の仕事が終わってから、PCワークが面倒
例えば、建設業リフォーム業、製造業などで、受注管理を行う場合、エクセルで行うとレイアウトの自由度は高く、使いやすいと思います。 しかし、受注案件の進捗に合わせ、集計や、検索をする場合、別のシートに転記したりしなければならず、
かえって管理が煩雑のいなったり、実績との間に狂いが出やすかったりします。
【解決策】
顧客の要望にも余裕を持って対応が可能に
受注毎のエクセルシートをそれぞれコピーしてEX4DBの画面に貼り付けるだけで受注全体の管理、共有ができます。さらにシート毎に以下の例のようなインデックスを付ける事によりさまざまな絞り込み検索ができます、選択リストでキーワードを限定することも可能です。
- 文字型 得意先名、担当、部署、受注番号
- 数値型 受注金額、請求金額、入金金額 (合計、平均などで集計が可能)
- 日付型 受注日、完成予定日、請求日
- 時間型 使用時間
- テキスト型 長文テキスト、備考、コメント
「EX4DB」の共通機能には
- エクセルシート内の特定のセルを、あらかじめ割り当てた設定に従い、データを自動的に拾ってくれます。
- シートごとのレポートの内容もカスタマイズでき、リスト型の集計だけでなく、クロス集計(例、縦軸:取引先、横軸:日付)も可能です。
- PDF、CSVなどに対応
- ラベル型の出力も可能です。
- インデックスや指定したセルの内容をラベルに配置ができます。
- シートデータの送受信機能：離れた拠点との連携が可能です。
もっと複雑な事をしたい場合はカスタマイズも可能です。
他のツールからの移行もスムーズ
Microsoft AccessやFileMakerでご検討されている方、Excelで運用されている方、一度ご検討されてはいかがでしょうか。
